Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe?

Przechowywanie dokumentacji firmy to jeden z wielu obowiązków przedsiębiorcy. Warto wiedzieć, przez jaki okres czasu należy przechowywać poszczególne grupy dowodów, aby nie zajmować miejsca przedawnionymi już papierami lub - z drugiej strony - nie zniszczyć czegoś, co jeszcze może być potrzebne.

Księgi podatkowe i dokumenty księgowe – jak długo przechowywać

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują je oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wśród tych dokumentów znajdują się m.in. księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów, rejestry VAT, dowody księgowe czy ewidencje środków trwałych. Okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Współpracując z naszym biurem księgowym w Warszawie na Targówku, wszyscy Klienci mają pewność, że dokumentacja jest przechowywana zgodnie z obowiązującymi przepisami i przez wskazany przez nie czas.

Dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS – jak długo przechowywać?

Drugą grupą dokumentów firmowych istotnych z punktu widzenia przechowywania są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. Kwestia ta została uregulowana w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jego treścią, płatnik składek jest zobowiązany przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Dokumenty kadrowe – jak długo przechowywać?

Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumenty firmowe związane ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Okres przechowywania list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, wynosi 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Natomiast okres przechowywania akt osobowych wynosi również 50 lat, zgodnie z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.